少し前の時期について振り返りと反省について書きたい。
この頃は
クリニック全体の目標を設定した頃により、売り上げの上昇、DH稼働率の上昇、リコール率の向上など
いいことが多かった。
その分賞与で出ていく金額も多かったが・・・これに関しては後述。
ただ、数年ほど前とは違い、明確な数字的目標を立てたことで、DHのモチベーションが大きく向上した。
それと、チームワーク制度を導入し、院長⇄スタッフ間の連携が取れやすいようにもなった。
スタッフにも恵まれ、人員の数も質も素晴らしかったと思う。
もちろん万事いいことばかりではなく、トラブルやいざこざなどはあったものの、消化できるような内容であった。
この頃を振り返りとしては、スタッフの人数は多すぎるんじゃないか？っていうぐらい多かった。
チェアの数以上にDHの数が多かったのだ。しかも全て常勤である。
私のクリニックは、DHは完全週休2日であり、また早番遅番があるので、スタッフが溢れる日が多少はあったものの、ある程度チェアもフルに稼働させることができた。
逆にスタッフが多いことのデメリットとして、人件費もさることながら、平日のお昼間などは暇そうにしているスタッフが多かったりしたため、稼働率はかなり低かった。
ただ、スタッフの退職時期が重なったことがあったのだが、受け入れるだけの余裕があった。
必要最低人数で、稼働率を高めることはもちろん目指すべきところであり、理想的ではあるが、歯科医院というビジネスモデルにおいてDH、すなわち多くの場合が女性メインの職場であることを考えると
いつ、どのタイミングで退職者が現れるかわからない
ということを、常に肝に銘じておく必要がある。
それは、結婚や妊娠だけではなく、院長などからは見えないスタッフ間のトラブルなどによるものまでさまざまである。
そのため、必要最低人数は利益率という観点からするといいが、実際には必要最低人数プラス数名は在職していてくれた方が、いざという時焦らないかと思う。
大きく売り上げやモチベーションを上げるきっかけとなった、賞与の基準設定
ここに関しては詳しく書いていきたいと思う。
大きく売り上げやモチベーションを上げるきっかけとなった、賞与の基準設定とは具体的にどういうことか？
この時までは、特に賞与に対して深く考えておらず、実績によるということと、夏1ヶ月、冬1.5ヶ月というよくある基準に揃えていた。こちらの匙加減で、この人は頑張ってるからプラス色つけておこう、この人はあまり目立った働きがないから、マイナスして全体の帳尻を合わせていこうみたいな感じだった。
しかしあるタイミングで、歯科医師の自費の売り上げ以外、すなわち保険診療の売り上げと衛生士の自費、物販の総合計に対して、ある一定の基準値を設け、その基準ごとに賞与のラインを決めるということである。
今まで通りの夏1ヶ月、冬1.5ヶ月というのは最低保証として、例えば
夏のボーナスを出すまでの半年間において、歯科医師の自費の売り上げ以外の月の平均売り上げが
例えば基準額が1000万円の場合
- 1000万円なら1ヶ月分
- 1000+50万円なら1.5ヶ月分
- 1000+100万円なら2ヶ月分
といったように、段階を作って売り上げに対する賞与の基準額を決めることにした。
業績は右肩上がり
簡単にわかる数値的目標ができたことによって、なんということでしょう！
衛生士のモチベーションは格段に向上し、目標設定初年度の夏、その冬、翌年の夏、冬とどんどんと業績は上向きになった。
衛生士の稼働率は上がり、物販の売れ行きも好調、目標設定はどんどん上がっていく！
業績は右肩上がりであった！
しかし、問題はここから
先ほど少し書いた、退職者が一度に数名出て以降の話。
目標を次々にクリアしていったことにより、リコール率の向上、稼働率の上昇これは良かった。
そこに退職者が複数出てしまうことで、残ったスタッフへの負担が一気に増えてしまい、稼働率はさらに上昇。
今まで稼働率が高くなかったのが、一気に忙しくなった。それなのに衛生士の絶対数が減ったことにより、全体でみれる患者総数が増えない。すなわちトータルの売り上げは大きく上昇しないのに稼働率だけが上昇したことで、体感的に忙しくなったにも関わらず、賞与は増えないという現象に不満が出始めた。
医院的には売り上げが変わっていないので、賞与の基準を変えるのは違うのでは？となるがスタッフ的にはそうではないというジレンマに陥った。
結果的に賞与の基準値を下げざるを得なくなり、再度システムの見直しが必要となった。
人数が減ったことで、稼働率が上昇し、忙しくなったのに賞与が増えない＝頑張っているのにお金がもらえないという不満は理解できるが、経営サイドとしては判断が難しくなってしまうところではある。
よく考えれば、利益率というところから見ると、人件費が下がっているのに売り上げが不変なのであれば、それはプラスではあるが、もともとの稼働率が低かったから、普通になっただけでは？という悩みも発生する（←イマココ）
今の段階でのまとめ
今後どのような展開になっていくかで、随時変更は加えるかもしれないが、一旦のまとめを書いてみたい。
全体における数字の目標はスタッフのやる気を大きく上げる
明確な（単純な）目標設定は必要かと思われます。
ついつい歩合とかも考えがちですが、スタッフ間がギスギスする可能性もあり、全体の目標というのでまずは設定してみるのがいいのではないでしょうか。
ルールの明確化
人数の増減により、どのような変更を加えるかなどは事前に決めておいた方が無難だと思います。
また新卒とベテランなどでも同じ一人としてカウントすると、できること、できないことの差などがあり不公平感が生まれやすいので、その辺りも注意が必要かと思います。
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